Электронный документооборот внедрен в Центре им. А.Н. Бакулева

Переход на электронный документооборот предпринимает все большее количество учреждений здравоохранения России, научных и клинических центров, поликлиник и амбулаторий.

Так, с начала нынешнего года в НМИЦ сердечно-сосудистой хирургии им. А.Н. Бакулева была внедрена система СЭД CompanyMedia, которая включила в единый документооборот всех руководителей отделов и их помощников. 

Это исследовательское медучреждение является крупнейшим в мире научным центром кардиохирургии и кардиологии, а для России — это головная медицинская структура сердечно-сосудистой хирургии.

Центр оказывает высококвалифицированную кардиологическую помощь. Профессионализм сотрудников основывается на большой базе научных исследований, применении новых технологий, достижениям на стыке различных дисциплин. За время своего существования Центр выполнил более двухсот пяти тысяч операций на сосудах и сердце, в том числе в условиях искусственного кровообращения проведено более ста двадцати тысяч операций.

В структуре НМИЦ создано 60 отделений, где трудится более 2,5 тысяч высококвалифицированных медицинских сотрудников. Четыре академика РАН, один член-корреспондент РАН, 99 докторов наук, 28 профессоров, 219 кандидатов наук — таков научный потенциал Центра.

Масштабность и многоплановость деятельности центра привела к необходимости перехода на электронный документооборот. Занималась установкой системы компания «ИнтерТраст».

Юлией Рудиной, заведующей секретариатом организации, было рассказано, что работа с «бумажным» документооборотом требовала все больше времени и трудовых ресурсов. Особенно возросли объемы работы с документами из-за открытия в центре ковидного госпиталя в апреле 2020 года. Основная ценность электронного документооборота заключается в улучшении доступа и контроля над информацией.

Стала все более настоятельной потребность в увеличении скорости делопроизводства, избавлении от излишних бюрократических проводок и просто в экономии бумаги. Решить все эти проблемы мог бы переход на электронный документооборот. Тендерный комитет центра объявил конкурс на разработку и внедрение СЭД (системы электронного документооборота). Победителем в нем стала отечественная компания «ИнтерТраст», которая предложила СЭД CompanyMedia. Заказчика устроила стоимость, удобство, простота в использовании, понятный интерфейс системы.

С декабря 2020 года в центре начались работы по отладке СЭД. Командой IT-проектировщиков «ИнтерТраста» и IT-специалистов центра поставленная перед ними задача была выполнена качественно — система была запущена в кратчайшие сроки, буквально за месяц. Затем она была введена в промышленную эксплуатацию.

Сначала было установлено 200 мест СЭД — первыми были подключены руководители научных и медицинских административных подразделений и их помощники. По 2-3 места было открыто в управленческих, экономических и административных отделах. Секретариат был подключен на 100%.

Рабочие места организованы двух типов: для администраторов, обладающих более широкими правами, и простых пользователей. Сотрудники прошли обучение, научились работать с системой и быстро освоили все необходимые навыки. Особенно пользователи оценили скорость и простоту выполнения задач по работе с документами и возможность автоматического формирования отчетности. На период внедрения СЭД, делопроизводители центра продолжают работать и с бумажными документами.

«Сейчас внутренняя документация ведется в CompanyMedia. Немалый объем различных служебных записок, записи регистрации и учета входящих и исходящих документов теперь обрели цифровой вид. Это довольно большой объем административных документов. В текущем году уже зарегистрировано примерно две тысячи входящих документов, и чуть меньше исходящих документов, плюс четыре тысячи служебных записок, — рассказывает Юлия Рудина о первых итогах функционирования электронного документооборота в Центре.

Наиболее продвинутые участники процесса уже освоили и получили возможность подписывать документы простой электронной подписью, другие пока сканируют и вводят в СЭД документы, которые подписаны вручную.

Все пользователи отмечают удобство поиска документов в системе. Возникающие вопросы помогают решить сопровождающие систему специалисты отдела IT.

В планах НМИЦ — переход на полный электронный документооборот до конца текущего года.

Одновременно с этим центр предполагает приступить к внедрению внешнего документооборота с другими участниками системы здравоохранения РФ. Для этого CompanyMedia будет интегрирована для электронного взаимодействия с Минздравом России.

Трудности с внутренним и внешним общением в учреждениях исторически составляли проблемы госпитализации и амбулаторного лечения или между несколькими специальностями и клиниками. За пациентом обычно ухаживают более одного врача в отделении первичной медицинской помощи и более одного специалиста в учреждениях амбулаторной помощи и больницах. 

С новыми моделями управления, наблюдаются новые потребности в информации с требованиями интеграции, проверки и консолидации. Новые методы управления, постоянное улучшение качества, лечение случаев и рисков могут увеличить потребность в обновленной информации и систематизированных клинических данных, которые часто резюмируются и детализируются. В перспективе Центр рассматривает потребность в приобретении мобильной версии системы.