Подготовлены методические указания, обучающие переводу меддокументации в цифровой формат

Все большее число учреждений системы здравоохранения России осуществляет переход на электронный формат ведения меддокументации. Этот процесс должен осуществляться грамотно, по единым правилам. Посмотреть все нюансы перехода на электронный документооборот можно в методических указаниях, которые подготовил ЦНИИ ОИЗ. Эта разработка будет понятным учебным пособием для региональных организаций здравоохранения и отделов учебных заведений, которые занимаются переводом меддокументации в электронный вид.

В методическом пособии есть следующие разъяснения:

1. В разделе общих вопросов можно ознакомиться с Типовым планом мероприятий (Дорожной картой) по поэтапному переходу на электронный документооборот.
2. При запросе пациента о выдаче бумажных медицинских документов, медицинское учреждение должно дублировать его документацию и в бумажном, и электронном виде.
3. Если пациент не использует КЭП (квалифицированную электронную подпись) или единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) сведения о его ИДС изначально оформляются в бумажном варианте. Подписанный пациентом бумажный документ затем переводится в электронную форму.
4. Организация цифрового документооборота требует обязательную интеграцию региональных Медицинских информационных систем медицинских организаций (МО) и государственных информационных систем (ГИС) с единой государственной информационной системой в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ). Как это сделать грамотно, рассказывается в Правилах интеграции (http://portal.egisz.rosminzdrav.ru). В методических разработках Министерства здравоохранения РФ есть указания, какие требуются форматы передачи и детализация состава сведений.
5. Вопросы интеграции с ЕГИСЗ и Медицинской информационной системы частных медицинских организаций разъясняются также Минздравом России в подготовленных ведомством методичках.
6. В методических материалах указаны контакты служб сопровождения пользователей ЕГИСЗ: техподдержка (https://support.egisz.rosminzdrav.ru), электронная почта, телефон. Получить помощь пользователи могут на русском языке в любое время суток. Вся информация, в том числе контактная, для направления заявки заинтересованным лицом публикуется на http://portal.egisz.rosminzdrav.ru.
7. При переходе медицинского учреждения на цифровой документооборот руководитель разрабатывает и подписывает специальный локальный акт. В документе указывается:

• перечень тех видов цифровых документов, которые будут формироваться и храниться в данной медицинской организации;
• порядок доступа к электронной базе документов;
• инструкции по включению документов;
• правила приема документальных сведений от пациента;
• порядок приема информации от сторонних организаций;
• правила взаимодействия с информационной системой в нештатных ситуациях;
• другие обязательные и необязательные сведения.

Требования к форматам документов

Форматы электронных меддокументов, правила xsl-преобразования для идентичности информации, которую видит и/или подписывает доктор, размещены по адресу http://portal.egisz.rosminzdrav.ru.

Каталог этих руководств (OID 1.2.643.5.1.13.13.99.2.638) находится на https://nsi.rosminzdrav.ru.

Информация о минимальных требованиях:

• сведения о МО должны быть внесены в Федеральный регистр медицинских организаций;
• сведения о медицинских работниках — по меньшей мере тех, кто подписывает электронные документы, — должны быть включены в Федеральный регистр медицинских работников.

Медицинские информационные системы медорганизаций и региональные ГИС должны соответствовать требованиям, которые перечислены в Приказе Минздрава России № 911н, иные системы, установленным в постановлении Правительства РФ от 12 апреля 2018 г. № 447.

МИС МО обязательно должна быть интегрирована с ЕГИСЗ. Это предусматривает, во-первых, обязательное подключение к Федеральному реестру электронных меддокументов ЕГИСЗ, во-вторых, наличие у медицинского работника квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

За вопросы безопасности информации ограниченного доступа ответственен оператор этой медицинской информационной системы и (или) контрагент, который дает оператору вычислительные ресурсы (мощности) для обработки информации.

Порядок подписания электронных меддокументов:

• Для этого используются открепленные (отсоединенные) усовершенствованные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) – подписи медицинских работников и медицинских организаций должны формироваться в отдельных файлах (для каждой электронной подписи - отдельный файл).
• Для представления файла электронной подписи должен использоваться формат, утвержденный приказом Минцифры России от 14 сентября 2020 г. № 472.
• Средства, которые используются для создания и проверки усовершенствованной квалифицированной электронной подписи, должны быть сертифицированы в ФСБ России.

При хранении электронных меддокументов в информационной системе обязательно выполнение следующих операций:

• резервное копирование электронных документов и электронных подписей в составе их метаданных;
• сохранение сведений о запросах доступа и их протоколирование, о фактах предоставления доступа и о других операциях с электронными меддокументами и метаданными;
• восстановление электронных меддокументов и их метаданных из резервных копий;
• автоматизированное ведение изменения и удаления информации, электронных журналов учета точного времени и фактов размещения, содержания вносимых изменений.

Сроки хранения медицинских документов

В рекомендациях о сроках хранения электронных меддокументов указано, что сроки их хранения должны быть не меньше, чем были сроки хранения соответствующих бумажных документов. Например, документы, которые зарегистрированы в Реестре электронных медицинских документов (РЭМД), должны храниться не менее 25 лет.

Записи в электронных журналах учета доступа к электронной базе данных должны храниться не менее 5 лет с даты последнего обращения (доступа) авторизованного пользователя к данному документу.

Точные указания на сроки хранения содержатся в справочнике «Регистрируемые электронные медицинские документы» (https://nsi.rosminzdrav.ru).

Соблюдение конфиденциальности информации

1. Информационное взаимодействие региональных медицинских электронных документов с региональными ГИС и медицинскими информсистемами медорганизаций осуществляется с использованием защищенной сети передачи данных.
2. Информация о визуализации электронной подписи, уничтожении электронного медицинского документа, подключении в Реестр электронных медицинских документов Единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения, доступе к электронным медицинским документам содержится в «Методических рекомендациях по переходу на ведение медицинской документации в форме электронных документов». Версия 1.0 (утв. Минздравом РФ 5 августа 2021 г.).

Источник: garant.ru